時間短縮!「VLOOKUP」の説明とエラー時の対応【Excel・エクセル】

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Excelの検索作業で、時間を大量に消費していませんか?

例えば、特定の部品番号の必要数を別シートから検索して入力したい。

そんなとき、「部品番号は…A-101、必要数は…2、部品番号は…A-102、必要数は…」といちいち検索しているあなたは、心のどこかで、もっと効率良く出来ないか・・・と思っているはず。

それ・・・出来ます!!

このようにデータを自動入力してくれるので、VLOOKUP関数を使うか使わないかで作業時間が
かなり変わってきます。

そんなことはわかっている!!ただ、出来ないんだ!! というあなたにも、複雑なVLOOKUP関数を、基本からエラー時の対応までわかりやすく解説します。

VLOOKUP関数を使う前の非常に重要な準備

VLOOKUP関数を使用する前に非常に重要な準備があります。

この準備がしっかり出来ていることで、エラーになる確率が極端に減ります。

その準備というのが、データの一覧表を用意しておくということです。

このとき、部品番号で検索するなら、部品番号を左端(これ重要)に配置します。

もともとデータの一覧表がある場合も、検索値を左端に配置しなおしてください。

これは、VLOOKUP関数の絶対ルールです。ルールを守らない人はエラー地獄に突入します。

また、他の注意点として下記が挙げられます。

  • 部品番号にスペースが入っている
  • 数値データなのに文字列で設定されている

VLOOKUP関数を入力したときに、思わぬエラーが出てしまうので、必ず確認しましょう。

あとは数式を入力するだけ(数式を入力するときのコツ)

データの一覧表が出来上がれば、あとは検索シートに数式を入力するだけです。

このとき、セルに直接数式を入力すると、何を入力すればいいか教えてくれます。

初心者の方からすると、どんな関数なのか理解していないのに、これを入力しなさい、と言われてもよくわかんないですよね。

ですが、VLOOKUP関数が何をする関数なのかを理解していると、入力する項目の意味も自然とわかってきます。

=VLOOKUP(B3,部品一覧!B3:F8,3,FALSE)

VLOOKUP関数は、検索値(検索シートB3の部品番号)が、範囲(部品一覧シートB3:F8)の中で何行目にあるか検索し、その行の指定した列番号( 3列目 )を表示しなさい。という関数です。

最後のFALSEですが、初心者の方はFALSE(完全一致)を指定しておけば問題ないでしょう。TRUEはデータの一覧の並び替えが必要な場合があるので、わからない方は使用を控えましょう。

ただ、データ量が多い場合はTRUEを使用したほうがいい場合もあるので、それはまたの機会に説明します。

こうやって書いてしまうと難しい感じがしますが、簡単に言うと、

  必要な情報を他の表から持ってきてくれる

と覚えておけば、あとは指定された通りに入力するだけです。

こんなエラーが出てしまったら

関数を入力していると「#N/A」や「#REF!」等のエラーが表示されることがあると思います。

まず、「#N/A」ですが、これは not applicable を意味しています。つまり、該当がありません、ということ。

原因として多いのはこちら。

  • スペースやハイフンがデータの一覧に入っている。
  • 書式がおかしい (数値なのに文字列になっている等) 。

また、同列にある数式は問題無く表示されていることも特徴の一つです。

「 #N/A 」がでたら、ここを確認してください。

  • 検索値はデータ一覧に本当に存在するのか。
  • 書式は合っているか。

次に「#REF!」 (読み:リファレンス) ですが、セル参照が無効なことを意味しています。

原因として多いのはこちら。

  • 編集先が編集された為(列や行の削除等)に、参照範囲が壊れてしまう。
  • リンク先が削除されてしまった為に、参照範囲が壊れてしまう。

対応としては、数式をもう一度入力してしまうのが手っ取り早いです。

いかがでしたか。

VLOOKUP関数は複雑なようですが、理解すればかなり時間短縮が出来る関数です。

どんどん活用して働き方改革を推進していきましょう!

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