便利すぎるオートフィル(連続データ作成)【Excel・エクセル】

エクセル
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Excelを使用する人にとってオートフィル機能は非常に重要です。

この機能が使えるだけで、格段に業務効率がUPするといっても過言ではないと思っています。

ただ、通常のオートフィル機能だけを使用していると、なんだか上手くいかないときや、狙った通りの動きをしなかったりすることってありませんか?

オートフィル機能はただ引っ張ればいいというだけでなく、操作方法によって色々な動きをするので、その内容を知っているとさらに業務効率のUPを図れます。

初心者の方から、少しできる人にも役立つ情報を記載していきますので、よかったら見ていただけたらと思います。

オートフィルとは

Excelではデータに対して連番を振って管理することって結構あると思います。

そんなとき、1、2、3、4、、、という連番を手入力していくのは、面倒ですよね。

例えば10000まで手入力しておいてなんて言われたら・・・。泣

そんな作業をすごく簡単にできてしまうのが「オートフィル」です。

オートフィルで連続データが作成できるのは主に下記になります。

オートフィルで連続データが作成できるもの
  • 連続した数値
  • 連続した数式
  • 連続した日付
  • 連続した曜日
  • 連続した十二支

上記以外に、単純なコピーもできますので合わせて説明します。

オートフィルの方法

上記でも記載しましたが、オートフィルには大きく分けて下記2種類があります。

  • 連続したデータの作成
  • コピーの作成

まずこの2つの違いについて説明します。

連続したデータの作成方法

連続したデータの中にも「数値」と「数式」によって違いがあります。

それぞれで説明します。

連続したデータの作成方法(数値)

下記画像のような連続したデータを作ってみます。

まず、①連続データの最初の値を入力します。

②入力したセルの右下にカーソルを持っていくと、からに変わります。

この黒十字は「フィルハンドル」と呼ばれています。

③さらにキーボードの「Ctrl」キーをタップすることでに変わります。

この小さい+(プラス)がコピーではないことを意味しています。

④最後にその状態で下にドラッグしていけば、連続データの完成です。

連続したデータの作成方法(数式)

数値は単純に入力内容のカウントアップでしたが、数式は少し複雑です。

今回は、下記画像のTOTALに国語と算数の合計得点を算出させたいとします。

①セル参照で、②数式を入力します。

③オートフィル機能を使用して、④6行目までドラッグします。

それぞれのセルの数式を確認すると、セル参照のセル番地が連続データになっていることがわかります。

数式をオートフィルする場合は、表示されている値を連続させるのではなく、セル番地を連続データにしてくれるのです。(これが大事)

コピーデータの作成方法

オートフィルを使用して、データをコピーすることもできます。

あまり使用はしませんが、こんなこともできるということを頭に入れておいてもいいと思います。

まず、①コピーデータのコピー元の値を入力します。

②フィルハンドルを表示させ③下にドラッグします

1、2、3、、、のように規則性があるデータ以外で使用可能です。

連続データなのかコピーなのか後から決められる!?

いちいちオートフィルするタイミングで、

このデータは連続になるかな?コピーになっちゃうかな?・・・と気にするのは面倒ですね。

そんなときに、オートフィル機能では後から連続データなのかコピーなのかを決められます

タイミングとしては下記画像のようなときですね。

連続データにしたかったのに、コピーになってしまった。

これを挽回する方法が、「オートフィルオプション」を使用する方法です。

①オートフィル後の右下にある「オートフィルオプション」ボタンをクリックし、

②「連続データ」をチェックすると、③オートフィルした箇所が変更されます。

便利なオートフィル方法

オートフィル機能自体はすごく便利なんだけど、

ドラッグするのも面倒じゃない?・・・っていう疑問持った方いませんでしょうか?

何万行とかをドラッグしていくと、

あ!途中で離しちゃった!とか、数式間違えてたからもう一回ドラッグしなおしとか、いらいらしてしまいますよね。

例えば下記画像は1000行目までデータがあるんですけど、ドラッグするのは嫌ですよね。

私は膨大なデータを扱うようになってから、なんとかならないかなーという風に思っていました。

調べてみると簡単にそんな問題は解消されました。その方法が下記になります。

①フィルハンドルの状態で「ダブルクリック」を行うだけ

この機能を知ったときは、本当に感動しました。

これは、すぐできて知識が必要なくてすごく簡単なので、見ていただいている方にもかなりお勧めする方法です。

まとめ

本記事のまとめは下記になります。

  • オートフィルとは、連続データを簡単に作成できる機能。
  • オートフィルの方法は、フィルハンドルでドラッグ。
  • 便利なオートフィル方法は、フィルハンドルでダブルクリック。

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