削除の基本【Excel・エクセル】

エクセル
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あなたは、削除の方法についてどこまで知っていますか?

一口に削除といっても色々な方法があります。また、削除の方法によってはデータに与える影響度が変わってきます。

そもそも一般的にデータは「登録(入力)」「検索」「編集」「削除」の4つの作業で成り立っています。その中でも、削除は非常に重要です。

なんで重要なのかというと、ずばり「データに直結にする」からです。

そんなこといったら登録も直結するだろっ!という意見はあるかと思います。

でも、「削除後」ってデータの内容を確認しない人が多いんですよ。知らずに変な削除を行っていて、データが崩れていることって実務上多いと思います。

そんなことから、データを常に意識する「登録」よりも「削除」のほうが重要だと感じています。

ということで、削除について徹底的に解説します(削除部分別にご説明します)。

セルのデータ削除方法

まずは「セル」のデータ削除方法です。大きく分けて、下記2つの方法があります。

  • セルの中身のデータだけ削除する
  • セル自体を削除する

それぞれご説明していきますね。

セルの中身のデータだけ削除する

セルの中身のデータだけ削除する方法ですが、キーボードの「Back space」キーまたは「Delete」キーを使用します。

「Back space」キーを使用するときの特徴は、

セルの中身のデータを削除後、入力状態になるのが特徴です。続けて入力したい場合に便利ですね。

「Back space」キーを使用する手順
  1. セルを1回クリックで「アクティブ状態」にする
  2. キーボードの「Back space」キーをタップ
「Back space」キーを使用する際の特徴

セルの中身のデータを削除後、入力状態になるので、続けて入力したい場合に便利。

「Delete」キーを使用する手順
  1. セルを1回クリックで「アクティブ状態」にする
  2. キーボードの「Delete」キーをタップ
「Delete」キーを使用する際の特徴
  • セルの中身のデータを削除後、アクティブな状態になる
  • 範囲選択して一括削除をすることが可能
範囲選択して「Delete」キーで一括削除する手順
  1. 削除したい範囲を範囲選択する
  2. キーボードの「Delete」キーをタップ

範囲選択についてわからない、または面倒だと思っている方は下記記事をご参照ください。

範囲選択の基本から便利な方法までご紹介しております。

セル自体を削除する方法

続いて「セル自体」を削除する方法をご説明します。方法はいたって簡単です。

手順
  1. 削除したいセルを右クリック
  2. 「削除」をクリック
  3. 削除ダイアログの画面が表示されるので、「左方向にシフト」にチェックを入れる
  4. 「OK」ボタンをクリック

削除のダイアログの意味

削除のダイアログでは、「左方向にシフト」「上方向にシフト」「行全体」「列全体」の4つの項目があります。

ここでの選択項目の意味は、セルを削除した後、削除したセルを起点に横方向に移動させるのか、縦方向に移動させるのかということです。

と言われても、よくわからないですよね。

ちょっと遠回りして、Excelの前提から説明をしてみます。

Excelは 16,384列、1,048,576行で構成されていて、その中で存在しないセルは絶対にありません。

どこのセルも、必ずセル番地で表せます

ということを頭に入れたうえで、下記図で説明すると、C3セルを削除すると、C3セルを埋めるために、D3セルかC4セルがC3セルにならなければいけませんよね。

ということで、選択項目の意味は「D3セルかC4セルのどちらをC3セルにしますか?」の答えを選択しているのです。

セル自体を削除する際の特徴と注意点

セル自体を削除する特徴は下記になります。

セル自体を削除する特徴
  • 削除対象のセルが完全に削除される
  • 周りのセルが移動する

この特徴を踏まえて、メリットとデメリットまとめると、

メリット
  • セルが完全に削除されるため、書式設定・名前の定義も消えてくれる
  • 数式に入れ込んであるセル番地も一緒にずれてくれる(絶対参照はずれません)

デメリット
  • セルがずれるので表やデータが崩れてしまう
  • 数式が崩れてしまう可能性がある

個人的には列や行全体を削除したほうが、数式やデータが崩れにくいので、そちらをお勧めします。

列・行のデータ削除方法

続いて、列や行のデータをまるまる削除する方法です。基本はセルの削除方法と一緒で、対象が列や行になっただけです。

列のデータ削除方法

列のデータ削除方法もセルと同様に大きく分けて2つあります。

  • 列の中身のデータだけ削除する
  • 列自体を削除する

では、それぞれ説明していきます。

列の中身のデータだけ削除する

セルの中身のデータだけ削除する考え方と一緒ですが、1列全体なので、間違えて必要なデータを削除しないように気を付けましょう。

手順
  1. 列番号をクリックで列全体を範囲選択
  2. キーボードの「Delete」キーをタップ

列自体を削除する

考え方はセルと一緒ですが、対象は列ということを意識しましょう。

手順
  1. 列番号をクリックで列全体を範囲選択
  2. 右クリックし、「削除」をクリック

C列が削除され元D列がC列に置き換えとなります。ここらへんはセルと考え方は一緒ですが、セルの場合は1行だけに対して、列は1列全体になるので気を付けましょう。

補足
  • 数式に設定しているセル参照もずれてくれる(絶対参照は除く)
  • 名前の定義や条件付き書式で設定している範囲もずれてくれる

行の削除方法

行のデータ削除方法は列とほとんど一緒です。わかりやすいように行に関しても記載しておきます。

  • 行の中身のデータだけ削除する
  • 行自体を削除する

それぞれ説明していきます。

行の中身のデータだけ削除する

作業方法、考え方ともに列と一緒です。複数選択して実行することも可能です。

手順
  • 「3行目」をクリック(3行目全体が選択されます)
  • キーボードの「Delete」キーをタップ

行自体を削除する

こちらも列と一緒です。

手順
  • 「3行目」をクリック(3行目全体が選択される)し、右クリック
  • 「削除」をクリック

補足
  • 数式に設定しているセル参照もずれてくれる(絶対参照は除く)
  • 名前の定義や条件付き書式で設定している範囲もずれてくれる

シートの削除

シートはたくさんのデータが入っているため、リンクや参照がされている箇所を知らずに削除してしまう可能性があります。

そんなことにならないようにしっかりと確認してから削除しましょう。

削除する前に確認すること

削除する前にここだけは確認したほうがいい、という部分は下記になります。

  • リンクの編集がグレーアウトされていること
  • 削除したいシートを参照している箇所がないこと

リンクの編集がグレーアウトされていること

リンクの編集ボタンがグレーアウトされていない場合は、

何かしらにリンクされている可能性があるため、むやみに削除してしまうのは避けましょう。

確認手順
  1. 「データ」タブをクリック
  2. 「リンクの編集」ボタンがグレーアウトされていることを確認

削除したいシートを参照している箇所がないこと

削除したいシートを参照している箇所がある場合、そのシートを削除してしまうと正しく表示されていたセルが、「#REF!」というような表示になってしまいます。

不要なセルであればいいのですが、後々やっぱり必要だったということを避けるために、

参照している箇所がないかを調べ、ある場合は値だけでも残しておくことをお勧めします。

削除したいシート参照を参照しているシートがないかどうか調べる方法として、「Ctrl」キー+「F」キーがあります。

参照している場合は、検索に引っかかるのですぐに見つけることができます。

手順
  1. 削除したいシートを開く
  2. 「Ctrl」キー+「F」キーをタップし、「検索と置換」画面を表示させる
  3. 他のシート名を入力
  4. 「次を検索」ボタンをクリック

逆に参照しているセルが無ければ、検索に引っかからないので、参照の面では気にする必要がないということになります。

シートの削除

削除しても大丈夫!という判断ができたら、実際にシートの削除をしましょう。

シートを削除する手順
  1. 削除したいシート名の上で「右クリック」
  2. 「削除」ボタンをクリック

まとめ

いかがでしたか。

少し長くなってしまいましたが、削除の方法をしっかりと覚えてマスターすることで業務効率をしっかりとUPしていきましょう!

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